Blog Single

ISO 37001 adalah sistem manajemen yang dirancang khusus sebagai antisipasi terhadap resiko penyuapan di organisasi. Dikenal publik dengan istilah SMAP atau Sistem Manajemen Anti Penyuapan. Setiap perusahaan sangat direkomendasikan untuk menerapkan sistem manajemen ini dan memiliki sertifikatnya. Sertifikat ISO 37001 merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang kredibel dan independen sebagai jaminan bahwa organisasi sudah menjalankan persyaratan dalam ISO 37001. Salah satu langkah yang diperlukan untuk mendapatkan sertifikat ini adalah dengan mempersiapkan dokumen ISO 37001.

ISO 37001 merupakan wujud perkembangan praktik anti-penyuapan dengan metode pengelolaan tanggung jawab perusahaan. Pada dasarnya, persyaratan pemenuhan standar ini sudah cukup umum bagi praktisi di lapangan. Selain itu, ISO 37001 juga telah menggunakan pendekatan yang terstruktur dan mendalam terhadap anti-penyuapan. Hal ini terbilang baru dan belum ada sebelumnya. Dalam standar ini juga sudah memuat panduan untuk membuat dokumen ISO 37001. Sehingga untuk menyusun dokumen ISO 37001 ini, pertama-tama organisasi perlu memahami setiap bab/klausul yang ada dalam standar.

ISO 37001:2016

ISO 37001:2016 adalah Sistem Manajemen Anti Penyuapan (Anti-Bribery Management System). Standar ini telah menentukan persyaratan dan memberikan panduan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara, meninjau, dan memperbaiki Sistem Manajemen Anti-Penyuapan. SMAP merupakan sistem manajemen yang dirancang untuk membantu organisasi, diantaranya:

1. 1. Mencegah penyuapan,
   2. Mendeteksi penyuapan,
   3. Merespons penyuapan,
   4. Mematuhi undang-undang anti-suap,
   5. Komitmen sukarela yang berlaku untuk aktivitasnya.

Sistem Manajemen Anti Penyuapan membahas aktivitas yang berhubungan dengan Organisasi, diantaranya berkaitan dengan:

1. 1. Resiko penyuapan di sektor publik, swasta, dan sektor nirlaba
   2. Penyuapan oleh organisasi
   3. Resiko penyuapan oleh personil organisasi
   4. Penyuapan oleh rekan bisnis
   5. Penyuapan organisasi
   6. Resiko penyuapan terhadap personil organisasi terkait dengan kegiatan organisasi
   7. Resiko penyuapan terhadap rekan bisnis organisasi terkait dengan aktivitas organisasi
   8. Penyuapan langsung dan tidak langsung

PANDUAN PEMBUATAN DOKUMEN

Dalam prosesnya, pendokumentasian Dokumen ISO 37001 Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) yang dilaksanakan organisasi telah diberikan fleksibilitas. Salah satunya dengan pengenalan istilah baru “informasi yang terdokumentasi”. Hal ini berarti terdapat dokumen wajib dan dokumen yang dibutuhkan (tidak wajib) bagi organisasi. Informasi yang terdokumentasi biasanya berbentuk prosedur, instruksi kerja ataupun form termasuk catatan/dokumentasi atau rekaman. Berikut adalah panduan dalam pembuatan dokumen ISO 37001.

1. 1. Organisasi harus membuat Manual atau Pedoman Anti penyuapan.
   2. Membuat konteks organisasi yang berhubungan dengan penyuapan.
   3. Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan.
   4. Membuat kebijakan dan sasaran anti penyuapan beserta programnya.
   5. Membuat prosedur yang memuat proses dan aktifitas yang dipersyaratkan ISO 37001.
   6. Menyediakan dokumen yang membuktikan bahwa prosedur dilaksanakan.

Tidak terbatas pada pendokumentasian Dokumen ISO 37001 saja. Karena setelahnya organisasi harus menetapkan metode kontrol terhadap sistem dokumentasi tersebut. Kontrol dilakukan dengan pengelolaan, pembuatan, persetujuan, distribusi, revisi, penyimpanan, dan pembuangan semua jenis dokumentasi. Sistem kontrol dokumen ini juga harus dibuat sesederhana dan semudah mungkin sehingga tidak menimbulkan kesulitan lain dalam hal penggunaannya. Selain itu, seluruh personil yang terlibat dalam proses bisnis dan menggunakan dokumen tersebut juga harus memahami keseluruhan fungsi dan tujuan dokumen dibuat dan didokumentasikan.

CONTOH DOKUMEN

Dalam rangka implementasinya, Konsultan ISO 37001 hadir untuk membantu seluruh personil di organisasi yang terlibat dalam penyusunan Dokumen ISO 37001. Sehingga para personil dapat memahami keseluruhan isi dalam standar ISO 37001 dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Pada proses konsultasi, organisasi juga akan dibantu dalam mempersiapkan Dokumen ISO 37001 dan sertifikasinya.

Berikut ini adalah contoh dokumen ISO 37001 yang akan didapatkan apabila organisasi memutuskan untuk menggunakan jasa konsultan ISO 37001 KUALITA KONSULTAN.

1. 1. Statement of Applicability
   2. Pedoman sistem manajemen anti-penyuapan
   3. Konteks Organisasi
   4. Penilaian Risiko Penyuapan
   5. Kepemimpinan dan Komitmen
   6. Perencanaan Sistem Manajemen
   7. Support (berkaitan dengan Sumber Daya Manusia)
   8. Operasional
   9. Evaluasi Kinerja dan improvement
   10. Informasi Terdokumentasi dan pengendalian rekaman

Contoh Dokumen ISO 37001 yang diberikan telah memuat prosedur dan form yang akan  digunakan dalam pembuatan sistem manajemen anti penyuapan. Dalam prosesnya, dokumen-dokumen tersebutlah yang akan menjadi panduan organisasi dalam melaksanakan sistem operasional kedepannya.

Baca Juga: SIAPA YANG WAJIB SERTIFIKASI ISO 37001?