Blog Single

Dokumen dan pencatatan menjadi hal yang lumrah dalam manajemen perusahaan. Kedua hal ini merupakan dasar dari manajemen yang dikelola dengan rapi, terstruktur, dan sistematis. Namun, terkadang hal yang sifatnya esensial dan mendasar menjadi terlupakan karena dianggap dapat dilakukan secara bersamaan dengan jalannya operasional perusahaan. Akibatnya, pengelolaan dokumen dan pencatatan menjadi tergesa-gesa. Untuk itu, dibutuhkan Sistem Manajemen ISO 9001. Selain membantu meningkatkan kualitas mutu produk perusahaan, ISO 9001 juga dapat membantu perusahaan dalam mengelola dokumen dan catatan, sehingga akan berdampak pada produktivitas perusahaan.

Mengenal ISO 9001

ISO 9001 merupakan standar yang diterbitkan oleh International Organization for Standardization yang berfokus pada Sistem Manajemen Mutu (SMM). ISO 9001 adalah salah satu standar ISO paling populer di seluruh dunia dan sudah diimplementasikan kepada jutaan perusahaan dari berbagai negara. Sifatnya yang umum dan fleksibel menjadi kelebihan ISO 9001 untuk meningkatkan mutu  dan budaya kualitas perusahaan serta membantu perusahaan dalam pengelolaan dan pencatatan. 

Dokumentasi berperan penting dalam memberikan informasi yang sudah dilakukan/dikerjakan oleh perusahaan, merekam pencapaian perusahaan, dan mengoreksi tindakan perusahaan untuk menjadi bahan pembelajaran bagi perusahaan di kemudian hari. ISO 9001 akan membantu Anda dalam memenuhi persyaratan standar yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda dengan memberikan panduan dan pedoman untuk menciptakan lingkungan manajemen dokumentasi yang lebih baik.

Praktik Terbaik Pengelolaan Dokumen ISO 9001

Pengelolaan dokumen dan catatan dapat dipraktikan dan dipadukan dengan standar ISO 9001. Berikut beberapa strategi pengelolaan dokumen ISO 9001:

1. Menyusun Kebijakan dan Prosedur

Dalam menyusun kebijakan dan prosedur, dibutuhkan beberapa tahapan dalam pelaksanaannya, yaitu 1) Kebijakan harus mencerminkan komitmen perusahaan terhadap kualitas dan kepatuhan terhadap standar ISO  9001. 2) Mengidentifikasi prosedur utama termasuk pembuatan, distribusi, pengendalian versi, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemutakhiran dokumen. 3) Menetapkan seseorang untuk bertanggung jawab dalam pembuatan dokumen, menunjuk siapa yang memiliki otoritas dalam menyetujui dokumen, dan siapa yang bertanggung jawab atas pengendalian distribusi. 4) Pembuatan dokumen resmi disusun dengan format yang sesuai kepada semua pihak yang terlibat.

2. Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen

Seiring dengan perkembangan teknologi, penggunaan sistem manajemen dokumen dapat dibantu oleh sistem digital yang memiliki beberapa keunggulan seperti akses yang lebih mudah, kemampuan menyimpan dan mencari dokumen secara tepat, serta fitur keamanan yang mumpuni.

3. Pengarsipan Dokumen

Pengarsipan dokumentasi dapat dilakukan dengan melakukan penomoran secara sistematis dan konsisten. Penomoran dengan susunan format alfanumerik (A-Z) dapat membantu memudahkan proses identifikasi dan pencarian dokumen. Selain itu, pengarsipan dapat meningkatkan efisiensi dokumen sehingga dokumen tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.
Bagi Anda yang mempertimbangkan untuk melakukan sertifikasi ISO, dapat menggunakan jasa kami. Kami adalah konsultan ISO yang membantu organisasi atau perusahaan Anda dalam sertifikasi, khususnya ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 27001, ISO 22000, ISO 21000, dan ISO 31000. Dengan pengalaman yang panjang dan tim yang profesional, kami akan membantu Anda dalam memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Untuk informasi lebih, kunjungi laman berikut ini kualitakonsultan.com