5 Kesalahan Umum dalam Komunikasi Internal Sistem Manajemen Perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, seluruh karyawan memiliki metode dalam menyampaikan informasi yaitu dengan komunikasi internal. Komunikasi internal membantu karyawan dalam mengirim data dan informasi secara aman berdasarkan prosedur perusahaan. Namun pada kenyataannya, masih terdapat kesalahan umum dalam komunikasi internal sistem manajemen perusahaan.

Pengertian Komunikasi Internal dalam Sistem Manajemen Perusahaan

Komunikasi internal dalam sistem manajemen perusahaan merupakan pertukaran informasi yang terencana dan terstruktur antar individu, unit kerja, dan manajemen di dalam organisasi. Ini ditujukan untuk memastikan seluruh pihak dalam organisasi memahami kebijakan, tujuan, peran, dan tanggung jawab masing-masing. Komunikasi ini mencakup penyampaian arahan, prosedur, perubahan kebijakan, hingga umpan balik dari karyawan kepada pimpinan.

Dalam konteks sistem manajemen seperti ISO, komunikasi internal memiliki fungsi dalam menjamin informasi yang diberikan relevan, disampaikan tepat waktu, akurat, dan mudah dipahami. Hal ini berdampak pada pelaksanaan proses yang berjalan konsisten, risiko yang dapat dikendalikan, serta keterlibatan seluruh personel terhadap sasaran target organisasi dapat terjaga dengan baik.

5 Kesalahan Umum dalam Komunikasi Internal Sistem Manajemen Perusahaan

Komunikasi internal dalam perusahaan yang diakomodir oleh sistem manajemen menjadi penting. Karyawan akan merasa terhubung dengan adanya informasi yang baik, sehingga akan berdampak pada kinerja, motivasi, hingga partisipasi mereka dalam perusahaan. Efek dari keberadaan informasi internal ini menumbuhkan kepercayan, transparansi, dan kolaborasi karyawan. Dapat dikatakan, komunikasi internal ini menjadi kunci keberhasilan jangka panjang perusahaan.

Baca juga: Best Practices Pengelolaan Dokumen dan Catatan pada Sistem Manajemen ISO 9001

Namun, meskipun komunikasi memainkan peran vital dalam perusahaan, nyatanya masih terdapat kesalahan-kesalahan umum yang terjadi dalam komunikasi internal sistem manajemen perusahaan. Kesalahan-kesalahan tersebut terangkum pada 5 kesalahan umum, yaitu:

1. Kurangnya Penjelasan

Pesan yang yang tidak jelas atau membingungkan dapat menyebabkan kesalahpahaman, rumor, dan informasi yang salah yang berdampak negatif pada produktivitas dan motivasi karyawan.

2. Tidak Mendengar Saran Karyawan

Komunikasi tidak hanya tentang menyampaikan informasi, tetapi juga mendengarkan, memahami kebutuhan, ide, dan saran dari karyawan.

3. Menggunakan Saluran Komunikasi yang Tidak Memadai

Tidak semua saluran komunikasi efektif atau sesuai untuk semua situasi dan audiens. Penting bagi perusahaan untuk memilih saluran komunikasi yang tepat untuk setiap pesan yang ditujukan pada audiens.

4. Banyaknya Saluran Komunikasi

Memiliki saluran komunikasi yang banyak dapat menyebabkan kebingungan bagi karyawan sehingga berpotensi terlewatnya informasi yang penting.

5. Kurangnya Transparansi Ketika Krisis

Ketika terjadi krisis, keberadaan informasi menjadi vital. Tindakan diam atau menutupi situasi akan memicu rumor, menurunkan kepercayaan, dan meningkatkan rasa tidak aman di kalangan karyawan.