Blog Single

Memenuhi dokumen standar ISO memerlukan proses yang panjang hingga akhirnya mendapat sertifikasi ISO. Di antara proses-proses tersebut terdapat audit ISO. Audit ISO dilakukan untuk mengukur sejauh mana organisasi telah menerapkan ISO. Seringkali, dalam audit ISO ditemukan temuan atau ketidaksesuaian. Untuk cara menjawab audit ISO atas temuan ketidaksesuaian, dibutuhkan tindakan korektif, salah satunya dengan membuat  Corrective Action Plan. 

Panduan Membuat Corrective Action Plan

Corrective Action Plan (CAP) atau Rencana Tindakan Korektif merupakan perencanaan atau tindakan yang ditujukan untuk mencegah atau menghilangkan permasalah yang terjadi secara berulang. Tindakan ini juga dilakukan untuk mencari akar permasalahan yang menyebabkan masalah tersebut muncul kembali. Umumnya, CAP dipakai untuk memperbaiki permasalahan pada proses operasional, pembuatan produk, serta kesalahan kerja karyawan yang disebabkan oleh banyak faktor. Selain digunakan untuk peningkatan kinerja organisasi, CAP juga dapat digunakan untuk memeriksa kesesuaian penerapan sistem manajemen, salah satunya untuk menjawab temuan audit ISO.

Baca juga: Peran Konsultan ISO dalam Menyiapkan Audit Eksternal

Temuan audit merupakan hasil evaluasi yang didapatkan dari audit berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan. Hasil audit mengindikasikan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap  kriteria audit. Temuan atau ketidaksesuaian merupakan pelanggaran yang obyektif karena gagal memenuhi kriteria audit. Untuk menanggapi temuan audit ISO, mengaplikasikan CAP dapat menjadi salah satu tindakan solutif.

Berikut panduan cara membuat Corrective Action Plan:

1. Identifikasi Temuan atau Ketidaksesuaian

Hal pertama yang dapat dilakukan yakni dengan mengidentifikasi temuan dengan menulis secara jelas temuan audit, hasil inspeksi, serta masalah yang terjadi. Kemudian, klasifikasikan temuan-temuan tersebut menjadi beberapa yaitu Temuan Major, Temuan Minor, dan Observasi atau Peluang Perbaikan.

2. Analisis Akar Masalah (Root Cause Analysis)

Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menganalisis akar masalah yaitu dengan menggunakan metode Root Cause Analysis (RCA). RCA merupakan pendekatan sistematis dalam menemukan, menganalisis, dan memahami faktor-faktor yang menjadi penyebab akar masalah kesalahan yang berulang. Pendekatan ini dapat membantu CAP dalam mengidentifikasi akar masalah untuk kemudian dilakukan tindakan korektif.

3. Tentukan Penanggung Jawab dan Tenggat Waktu

Tentukan personil (PIC) yang bertanggung jawab dalam tindakan CAP. PIC ini yang bertugas dalam menyusun rencana aksi, memastikan pelaksanaan perbaikan, menyusun tenggat waktu, serta melaporkan hasil kepada manajemen atau auditor.

4. Tindakan Perbaikan Sementara

Jika temuan audit ISO bersifat minor, tindakan sementara diperlukan untuk meminimalkan risiko sebelum tindakan permanen dilakukan. Tindakan ini akan mencegah temuan ini menjadi masalah yang lebih besar.

5. Tindakan Korektif

Setelah temuan audit dikumpulkan, tim internal dapat melakukan tindakan korektif yang dapat menghindari, mengurangi, mengendalikan, serta menghilangkan masalah. Tindakan korektif harus bersifat jangka panjang untuk mengatasi akar masalah dan mencegah masalah serupa terulang kembali.

6. Verifikasi Perbaikan

Setelah tindakan dilakukan, lakukan verifikasi untuk memastikan efektivitas perbaikan. Ini bisa dilakukan melalui audit ulang, observasi proses, atau review data hasil implementasi.

7. Dokumentasikan Corrective Action Plan

Semua langkah, mulai dari identifikasi hingga verifikasi, harus didokumentasikan dalam format Corrective Action Plan. Dokumentasi ini menjadi bukti pemenuhan standar dan referensi dalam audit atau perbaikan berkelanjutan.

Temuan audit ISO menjadi fase perbaikan bagi organisasi yang ingin mengimplementasikan standar ISO. Untuk menghadapi temuan audit ISO dapat dilakukan dengan menerapkan Corrective Action Plan (CAP). CAP akan membantu organisasi dalam mengidentifikasi, menganalisis akar masalah, melakukan tindakan perbaikan, hingga dokumentasi. Jika Anda menghadapi masalah dalam menghadapi temuan audit ISO, kunjungi website berikut ini kualitakonsultan.com. Tim kami akan membantu Anda dalam menangani permasalahan terkait sertifikasi ISO.